Políticas de tratamientos de datos
Razón Social: RPR S.A.S.
Nit: 900.228.419-7
Domicilio: Carrera 41 AA No. 18 Sur 7 Interior 603
Teléfono: 4485058 ext. 1
Correo Electrónico: info@rpr.com.co
Página Web: www.rpr.com.co
OBJETO
Garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar y corregir la información recolectada sobre ellas en los archivos físicos y electrónicos que RPR S.A.S.; haya recopilado, circulado o eliminado en todas las actividades que constituyan tratamiento de datos personales; con su autorización respectiva.
NORMATIVIDAD LEGAL Y AMBITO DE APLICACIÓN
La política de Tratamiento de datos personales es elaborada de acuerdo con lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014, la Constitución Política en sus artículos 15 y 20 y será aplicada por RPR S.A.S. al realizar operaciones que incluyan recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión. El tratamiento de datos personales, se realizara exclusivamente para las actividades determinadas para tal fin.
FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTUA LA RECOLECCION DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS
RPR S.A.S., podrá hacer uso de los datos personales:
a. Al establecer relación contractual con sus Clientes.
b. Al establecer relación contractual con sus Proveedores.
c. Al establecer relación laboral con sus Empleados.
d. Cuando proporcione información de los servicios que los usuarios requieran.
e. Al informar sobre nuevos servicios y/o cambios en los mismos.
f. Para evaluar la calidad del servicio prestado.
g. Al enviar ya sea por correo físico, electrónico, mensaje de texto enviado a su dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación.
h. En el desarrollo de los procesos de selección del personal, evaluación, y vinculación laboral.
i. En el registro de los empleados activos y no activos en la base de datos de RPR S.A.S.
j. Suministrar, compartir, enviar o entregar datos personales del personal que labore en la empresa, a nuestros clientes en el caso que el contrato amerite, previa autorización escrita del titular, de acuerdo con la cláusula de confidencialidad firmada y establecida al inicio del contrato.
Si un dato personal es suministrado a un tercero, dicha información será utilizada solo en los casos aquí señalados y por tanto RPR S.A.S., no procederá a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma, salvo que :
1. Exista una autorización expresa para hacerlo;
2. Que sea necesario para permitir que los contratistas ejecuten o puedan prestar los servicios para los que fueron encomendados.
3. Que sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios.
4. Que sea permitido o requerido por la ley.
En el caso de que RPR S.A.S.; Subcontrate a terceros para el desarrollo de determinadas funciones inherentes al desarrollo de su actividad, RPR S.A.S. advertirá y pondrá en conocimientos de estos la necesidad y obligatoriedad de la protección de la información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros de manera escrita en concordancia con la ley de protección de datos personales
PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El tratamiento de datos personales en RPR S.A.S., estará regido por los siguientes principios:
a. Principio de Legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse expresamente a lo que este establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b. Principio de Finalidad: El tratamiento de datos personales recogidos en la empresa debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
c. Principio de Libertad: El tratamiento de datos personales solo puede llevarse a cabo siempre que exista un consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve su consentimiento.
d. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se Prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos fraccionados o que induzca a error.
e. Principio de Transparencia: En el Tratamiento de datos personales; debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de RPR S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, las disposiciones de la presente Ley y la Constitución. El tratamiento solo podrá hacerse por el Titular, personas autorizadas por el Titular y/o personas previstas por la Ley.
Los datos personales, salvo información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a Titulares o terceros autorizados.
a. Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de RPR S.A.S., se deberá proteger mediante el uso de técnicas humanas o administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
b. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
PARAGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.
PARAGRAFO SEGUNDO: Los derechos de menores de edad serán ejercidos por medio de personas que estén facultadas para representarlos.
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones dadas por los titulares de la información, RPR S.A.S.; realizará las operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión.
De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
En el Tratamiento de los Datos Personales por parte de RPR S.A.S., se respetarán en todo momento los derechos de los Titulares de Datos Personales que son:
a. Derecho de Acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de RPR S.A.S., para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez por mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de Información que motiven nuevas consultas.
b. Derecho de Actualización, rectificación y supresión: El Titular podrá solicitar la actualización, rectificación y/o Supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que satisfagan los propósitos del tratamiento.
c. Derecho a Solicitar Prueba de la Autorización: Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los datos personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley como son:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de Naturaleza Pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de Información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
e. Derecho a ser informado respecto al uso del dato personal: Ser informado por RPR S.A.S. o el encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos.
f. Derecho a presentar Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o complementen.
DEBERES DE CONSULTORES EN SEGURIDAD ELECTRICA SAS
1. Garantizar al titular, en todo el tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
2. Solicitar y Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección de la información y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de manera oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades y adoptar las medidas necesarias para mantener dicha información actualizada.
7. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
8. Exigir al encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
10. Adoptar un manual interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de Ley 581 de 2012, en especial para la atención de consultas y reclamos.
11. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
12. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
14. Cumplir con los requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
AREAS RESPONSABLE DE LA ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.
Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de RPR S.A.S., para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:
Dirección Administrativa RPR S.A.S.
Domicilio: Carrera 41 AA No. 18 Sur 7 Interior 603
Teléfono: 4485058 ext. 1
Correo Electrónico: info@rpr.com.co
PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION
Los Titulares de Datos Personales pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada de acuerdo con los siguientes procedimientos:
a. Solicitar Prueba de Autorización Otorgada: La solicitud se hará ante la Dirección administrativa, a través de los datos de contacto aquí mencionados, indicando por lo menos nombre completo e identificación del Titular de la información, dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta.
Recibida la solicitud se enviara copia de la autorización, dentro de los 5 días hábiles a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud, si no es posible atenderle en dicho termino, se informara al interesado los motivos de la demora y fecha en que se entregara.
b. Para Actualizar Información: El Titular de datos personales que esté interesado en actualizar la información suministrada y bajo Tratamiento de RPR S.A.S., podrá enviar información actualizada a través de los canales establecidos para tal fin como lo son: el sitio Web, correo electrónico del área encargada del Tratamiento de Datos Personales.
c. Para Rectificar y Suprimir Información y/o Revocar Autorizaciones:
El Titular de la información presentar una solicitud de acuerdo con lo siguiente:
La solicitud debe ser dirigida a la Dirección Administrativa, con la identificación del Titular. La Descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección, adjuntando los documentos que quiera hacer valer.
Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los 5 cinco días siguientes a la recepción de esta para que subsane las faltas. Transcurridos 2 mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido.
En caso de que quien reciba un reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término de 2 días hábiles e informará al interesado.
Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “Reclamo en Trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida.
El Término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Si no es posible atenderla, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICION DEL DECRETO 1377 DE 2013
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del Artículo 10 del decreto reglamentario 1377 de 2013, RPR S.A.S., procederá a publicar un aviso en su página web www.rpr.com.co dirigido a los Titulares de Datos Personales para efectos de dar a conocer la presente política de Tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como Titulares de datos personales alojados en las bases de datos de RPR S.A.S.
PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Las bases de datos de RPR S.A.S., tendrán un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento o en su defecto 10 años.
Atentamente,
RPR S.A.S.
Carrera 41 AA No. 18 Sur 7 Interior 603
Medellín